Bericht Management

Mit der Nutzung des Berichtstyps Transaktionen auf einem Projekt, aktivierst Du auf Events den Zugriff auf die Produktdatenbank, eingeschränkt auf die Produkte des Produkttyps Promotionprodukte. Der Event-Nutzer kann damit alle Produkte & Dienstleistungen aller auf dem Projekt verwendeten Marken berichten. Diese Funktion kommt regelmäßig bei Sales-Promotions, Location-Bestellungen oder auch Verkostungen zum Einsatz. So kann erfasst werden wann wieviele und welche Produkte und Dienstleistungen in der Location verteilt / verkauft oder erbracht wurden.

Im Standard sind nach der Erstellung eines Transaktionsberichts und der Zuweisung zu Deinem Projekt folgende Felder verfügbar:

• Uhrzeit (der Transaktion)
• Menge
• Produkt / Dienstleistung (Suchfeld mit Autovervollständigung und Barcodescanner-Funktion)
• Verkaufspreis (optional / fixer oder anpassbarer Preis)
• Auftragsnummer (i.d.R. Referenznummer eines Verkaufs aus z.B. Drittsystem, Kasse o.ä.)
• Notizen

Spezifische Funktionen des Berichtstyp

Sichtbarkeit und Verhalten von Standardfeldern und Daten

In den Berichtoptionen eines Transaktionsberichts kannst Du Einfluss auf die Standardfelder nehmen. So kannst Du konfigurieren, dass die Uhrzeit ausgeblendet werden soll. Dies wird dann trotzdem erfasst, ist jedoch nicht anpassbar.

Weiterhin kannst Du festlegen, ob die Warenkorbfunktion aktiviert werden soll. Dies erlaubt einen Event-Nutzer für eine Transaktion an z.B. denselben Endkunden mehrere Produkte gleichzeitig zu berichten. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis, dass möglicherweise weitere hinzugefügt Felder wie Kundennummer, Adressdaten etc. nicht mehrfach hinterlegt werden müssen.

Ebenso kannst Du die Sichtbarkeit und die Bearbeitbarkeit von weiteren Standardfeldern individuell konfigurieren. Auch kannst Du festlegen, ob gewisse Felder Pflichtfelder sein sollen und im Eventreporting pdf erscheinen sollen.

Warenkorbfunktion

Weiterhin kannst Du festlegen, ob die Warenkorbfunktion aktiviert werden soll. Dies erlaubt einen Event-Nutzer für eine Transaktion an z.B. denselben Endkunden mehrere Produkte gleichzeitig zu berichten. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis, dass möglicherweise weitere hinzugefügt Felder wie Kundennummer, Adressdaten etc. nicht mehrfach hinterlegt werden müssen.

Validierung der Auftrags-Nr.

Du möchtest sicherstellen, dass die eingegebene Auftragsnummer eine spezifische Formatvorgabe erfüllt? Dann kannst Du dies bereits bei der Eingabe validieren lassen.

Hierfür kannst Du das erlaubte Format per Regex definieren. Sowohl Zeichenart und -anzahl lassen sich so festlegen. Hier ein paar Praxisbeispiele, wenn die Auftragsnummer…

• genau 9 Ziffern lang sein soll: /^\d{9}$/
• nur aus Ziffern bestehen darf: /^\d+$/
• nur aus Buchstaben bestehen darf: /^[a-zA-Z]+$/
• aus dem Format „ABC-“ und weiteren 7 Ziffern bestehen soll: /^ABC-\d{7}$/

Du kannst Deine Formatvorgabe direkt in den Berichtsoptionen testen, sodass sichergestellt ist, dass Deine Eingabe funktioniert. Nutze dafür einfach das zur Verfügung stehende Testfeld, in das Du eine reale Auftragsnummer eingeben kannst.

Gerne steht Dir das EMPPLAN Support Team zur Verfügung, um Deine Vorgaben umzusetzen.

Mit der Nutzung des Berichtstyps Spesen / Auslagen auf einem Projekt, aktivierst Du auf Events den Zugriff auf die Produktdatenbank, eingeschränkt auf die Produkte des Produkttyps Spesen / Auslagen. Der Event-Nutzer kann damit alle für ihn verfügbaren Spesen / Auslagen berichten. Spesen / Auslagen können in der Produktdatenbank auf Projekte sowie Teams oder Nutzer beschränkt werden. Diese Funktion kommt regelmäßig bei Events zum Einsatz, bei denen z.B. auch Fahrtkosten oder sonstige Auslagen individuell berichtet und ggfs. auch vergütet werden.

Spezifische Funktionen des Berichtstyp

Im Standard sind nach der Erstellung eines Spesen / Auslagen-berichts und der Zuweisung zu Deinem Projekt folgende Felder verfügbar:

• Menge
• Spese / Auslage (Suchfeld mit Autovervollständigung)
• Nettosumme (optional / fixer, anpassbarer oder über Regel berechneter Preis)
• Beleg-Upload (Uploadmöglichkeit zur Hinterlegung auch mehrerer Dokumente)
• Notizen

Sichtbarkeit im Eventreporting pdf

In den Berichtoptionen eines Spesen / Auslagen-berichts kannst Du festlegen, ob die berichteten Spesen / Auslage-Produkte im Eventreporting pdf erscheinen sollen.

Mit dem Eventgruppenbericht lassen sich Felder implementieren, die von Kunden und Administratoren einmal je Eventgruppe ausgefüllt werden können, z.B. um Kundenabsprachen mit der Location zu dokumentieren oder um einer Agentur von Kundenseite Briefings oder weitere Kundenwünsche zur erstellten Eventgruppe zu hinterlegen.

Du kannst in EMPPLAN beliebig viele Eventgruppenberichte mit einem oder mehreren Projekten verknüpfen. Die jeweiligen Eventgruppenberichte erscheinen mit Ihren Feldern nebeneinander in Tabs auf allen Eventgruppen der zugewiesenen Projekte.

Spezifische Funktionen des Berichtstyp

E-Mail-Einstellungen

Aktivierst Du diese Funktion kannst Du bei bestimmten Antworten den Bericht nach Einreichung direkt per E-Mail an eine fix definierbare oder dynamische E-Mailadresse senden lassen. So kannst Du Eskalationsprozesse direkt anstoßen, sobald z.B. ein Locationbesuch durchgeführt wurde.

Historische Berichtsdaten

Aktivierst Du die Anzeige historischer Berichtsdaten, kann ein Event-Nutzer auf vorherige Berichtsdaten derselben Felder, die in derselben Location erhoben wurden zugreifen. Die Darstellung ist speziell für Außendienstprojekte optimiert.

Berichtlimitierung

Die Berichtlimitierung gibt dir die Möglichkeit einen Bericht unter bestimmten Bedingungen abzufragen oder nicht abzufragen. Diese Limitierung ist derzeit nur für den Berichtstyp Eventgruppe verfügbar.

Folgende Optionen stehen Dir hierzu zur Verfügung:

• Bericht anzeigen / Bericht ausblenden: Hier legst Du fest, welches Verhalten Du wünschst, wenn die folgenden Angaben erfüllt sind:
  • Gebiete (assoziiert mit Kundennutzern)
  • Nutzer
  • Teams
  • Produktgruppen (assoziiert mit Kundennutzern)

Mit der Nutzung des Berichtstyps Produktbericht auf einem Projekt, aktivierst Du auf Events den Zugriff Berichtsprodukte, eingeschränkt auf die Produkte des Produkttyps Promotionprodukte. Der Event-Nutzer kann damit zu jedem der zuvor definierten Produkte einen Bericht abgeben. Diese Funktion wird regelmäßig bei Außendienst- oder auch Merchandising-Einsätzen genutzt, bei denen Fragen zu z.B. Zustand, Aussehen, Lagerbestand etc. zu zuvor definierten Produkten einmalig je Location (je Event) berichtet werden.

Im Standard sind nach der Erstellung eines Produktberichts und der Zuweisung zu Deinem Projekt keine Felder definiert.

Spezifische Funktionen des Berichtstyp

Konfiguration der Mengen-Erfassung

In den Berichtoptionen eines Produktberichts kannst Du Einfluss auf die berichtete Menge nehmen. So kannst Du konfigurieren, dass jedes Produkt immer mit der Menge 1 im Hintergrund erfasst wird. Wähle dies aus, wenn Du keinerlei Mengenangabe benötigst.

Möchtest Du hingegen die Menge aus zwei Nummernfeldern berechnen lassen, wähle bitte diese aus. Die beiden Feldern müssen zuvor natürlich dem Bericht hinzugefügt werden. So kannst Du die Berichtsmenge je Produkt z.B. aus der Differenz von Start- und Endwert berechnen lassen. EMPPLAN zieht hierbei immer den Endwert vom Startwert ab. So lassen sich z.B. Einlistungen, Auslistungen, Lagerveränderungen, Facings oder andere mengenverändernden Vorgänge erfassen und berechnen.

Diese Funktion ist nur nach individueller Anpassung für Dich verfügbar. Bitte kontaktiere das EMPPLAN Support Team, wenn Du Verkäufe an Endkunden mit EMPPLAN durchführen und abwickeln möchtest.

Diese Funktion ist nur nach individueller Anpassung für Dich verfügbar. Bitte kontaktiere das EMPPLAN Support Team, wenn Du Gutschriften zu über EMPPLAN getätigten Verkäufen an Endkunden mit EMPPLAN durchführen und abwickeln möchtest.

Felder können mittels Sichtbarkeitskonditionen ausgeblendet werden. Dir stehen dafür Gruppenoperatoren wie oder und und zur Verfügung. Weiterhin kannst Du auf sämtliche Felder und, falls relevant, Produkte des Berichts referenzieren um das entsprechende Feld nur dann anzuzeigen, wenn die von Dir konfigurierten Konditionen erfüllt sind.

Für den Relevanzcheck selbst stehen Dir je nach Feldtyp unterschiedliche logische Operatoren zur Verfügung. Hier ein exemplarischer Auszug: ist gleich, größer gleich, kleiner gleich, größer, kleiner.

Mit dem runden Plus-Button kannst Du weitere Gruppen, Felder oder auch Produkte zum Relevanzcheck hinzufügen.

In der Textbox ist eine mehrzeilige Eingabe von im Umfang unlimitiertem Text möglich.

Nutze das Feld, wenn du einen numerischen Wert als Antwort erwartest. Eine Zahl kann über die Tastatur oder die Symbolbox mit den Pfeilen eingetragen werden.

Hier kannst Du ein Upload-Feld hinterlegen, welches genau eine Datei entgegennehmen kann, z.B. ein Bild oder ein Video.

Außerdem sind weitere Optionen konfigurierbar:

• Nutzer muss Location teilen beim Upload (GPS-Daten werden erhoben)
• Benutzer zwingen, ein Live-Bild zu machen (Benutzer muss online sein. Dies ist ein Lösungsansatz, um GPS und Zeitstempel von iOS-Geräten zu sammeln.)
• Optimierung der Bilddateigröße unterlassen

Verwende ein Dropdownfeld, wenn die Antwortmöglichkeiten per Dropdownmenü präsentiert werden sollen und wenn die Antwort nur aus einem Wert bestehen darf.

Wähle das den Feldtyp Checkbox (Mehrfachauswahl möglich), wenn Du mehrere vorgegebene Antwortmöglichkeiten nutzen möchtest.

Wenn Du Dich für einen Slider (Schieberegler) entscheidest erhälst Du als Ergebnis immer einen numerischen Wert.

Folgende Optionen kannst Du hierfür festlegen:

• Schritt, z.B. 0.5
• Minimum, z.B. 1
• Maximum, z.B. 6

Mit dem Auswahlknopf (Radio button) ist analog dem Dropdown eine Antwortmöglichkeit auswählbar.

Das Zeitfeld kann für die Erfassung von zu vergütenden Einsatzzeiten genutzt werden. Mit dem Zeitfeld kannst Du im Projekt, sodenn in den Feldoptionen Deines Berichts freigeschaltet, Vergütungsregeln anlegen um auf Stundensatzbasis zu vergüten.

Nutze den Feldtyp Überschrift um Deinen Bericht zu strukturieren.

Nutze diesen Feldtyp nur nach Rücksprache mit dem EMPPLAN Support Team. Hier kann auf EMPPLAN-eigene oder auch Fremddaten aus Drittsystem zugegriffen werden, falls benötigt.

Der Feldtyp Datum ermöglicht eine Erfassung eines Datums. Weiterhin kann definiert werden, wie viele Tage bei der Erfassung ab heute blockiert werden sollen. Dies eignet sich z.B. zur Erfassung eines frühestmöglichen Wunschliefertermins.

Der Auswahlknopf (Radio button) mit Freitextfeld ermöglicht neben vorgegebenen Antworten eine individuelle zu erfassen.

Diese Funktion blendet einen REPORTING EINREICHEN Button ein. Weiterhin erscheint davor ein Freitextfeld. Hierzu kann eine minimale Anzahl an Zeichen definiert werden, ab der der Button klickbar wird.

Ein klassischer Anwendungsfall für diesen Feldtyp besteht z.B. im Außendienst. Ist eine Location geschlossen könnte dies im Eventbericht abgefragt und erfasst werden. Basierend auf dieser spezifischen Antwort könnte über die Sichtbarkeitseinstellungen eine Regel erstellt werden dieses Feld daraufhin einzublenden. Der Event-Nutzer hat damit die Möglichkeit sein Reporting für das Event einzureichen, obwohl es im weiteren Berichtswesen Pflichtfelder gibt, die jedoch aufgrund der Situation nicht ausgefüllt werden können.

Hier kann eine URL hinterlegt werden, welche im Bericht je Event-Nutzer und Location dynamisiert werden kann. Hierfür können Parameter definiert werden, deren Werte aus Event-Nutzer- und Location-Daten bestehen kann. Ein Anwendungsfall ist z.B. die schnelle Registrierung in einem Drittsystem zum Start eines Events.

Der Feldtyp Orte (mittels Google Places) kann dazu genutzt werden innerhalb eines Events z.B. beliebig viele Check-ins in beliebig vielen Locations durchzuführen. Ein klassischer Anwendungsfalls sind Outdoor-Promotions.

Dabei kann eine textbasierte Suche nach einer Location oder eine Umkreissuche mit Ortungsfunktion über Google Places durchgeführt werden. Es werden Check-in-Zeitpunkt, die Google Places ID und GPS-Daten erfasst.

Der Feldtyp Unterschrift ermöglicht die Erfassung einer Unterschrift z.B. eines Endkunden direkt am mobilen Endgerät des Event-Nutzers. Hierfür wird nach Aktivierung des Feldes durch den Event-Nutzer ein Unterschriftsfeld in Vollbild angezeigt. Die Unterschrift wird danach als Bild im Bericht hinterlegt.