EMPPLAN QUICKSTART

Dein Login bei EMPPLAN

1. Fordere von Deiner Agentur eine Onboarding-E-Mail an. In dieser E-Mail findest Du einen Link, um Dein Passwort zu setzen. Bitte beachte, dass der Link nur eine gewisse Zeit gültig ist. Falls der Link nicht mehr funktioniert folge dem Schritt 2.
2. Wenn Dein Onboarding-Link abgelaufen ist, kannst Du Dir einen neuen zusenden lassen. Öffne hierfür Deinen Browser und besuche die EMPPLAN-Instanz Deines Auftraggebers / Deiner Agentur, z.B. https://deine-agentur.empplan.com. Klicke dann auf den Link „Ich habe mein Passwort vergessen“ und trage dort Deine E-Mail-Adresse ein. Kurze Zeit später erhältst Du dann die Onboarding-E-Mail. Wenn Du keine E-Mail erhalten hast, kannst Du Dich auch neu bei Deinem Auftraggeber / Deiner Agentur registrieren. Folge dann Schritt 3.
3. Solltest Du noch keinen Account bei Deinem Auftraggeber / Deiner Agentur haben, besuche dessen / deren EMPPLAN Instanz, z.B. https://deine-agentur.empplan.com. Klicke dann auf den Button „Hier kannst Du Dich bewerben“ und hinterlege alle Daten. Dann erhältst Du automatisch Deine Onboarding-E-Mail, um Dein Passwort zu setzen.

Dein Nutzerprofil

• Sobald Du eingeloggt bist, startest Du idealerweise direkt mit der Pflege Deiner Angaben im Profil. Klicke im Menü auf „Mein Profil“ und hinterlege alle als Pflichtfeld markierten Angaben. Bitte beachte, dass Du nur mit vollständigem Profil Jobs annehmen kannst. Weitere freiwillige Angaben erhöhen in der Regel die Chance auf weitere Jobabgebote.
• Wenn Du Deine Jobs auch direkt über EMPPLAN abrechnen möchtest, solltest Du alle Angaben im Tab „Zahldaten & Steuer“ hinterlegen. Danach kannst Du die von deinem Auftraggeber freigegeben Events (Einsatztage/Jobs) gegenüber diesem abrechnen. Die Rechnung hierzu kannst Du in EMPPLAN mit wenigen Klicks im Abrechnungsmodul erstellen. Die Abrechnung über EMPPLAN ist für Dich komplett kostenfrei. In der Regel erhältst Du so auch schneller Deine Vergütung, da Dein Auftraggeber die Auszahlung schneller veranlassen kann.
• Möchtest Du Dein Profil löschen, dann wende Dich bitte direkt an Deinen Auftraggeber / Deine Agentur. EMPPLAN und Dein Auftraggeber verpflichten sich stets zu einem rechtskonformen Umgang mit Deinen Daten.

Dashboard

• Nach dem Login wirst Du automatisch zu Deinem persönlichen Dashboard weitergeleitet. Dort kannst Du neue Events (Jobanfragen) einsehen und diese annehmen oder ablehnen. Wenn Du ein Event annimmst wechselt der Event-Status von Veröffentlicht zu Angenommen. Damit gibst Du Deinem Auftraggeber eine verbindliche Zusage, dass Du dieses Event durchführen wirst. Es kann sein, dass Du je nach Projekt und Event danach von Deinem Auftraggeber nochmals eine Rückbestätigung erhältst. Bitte kläre das im Vorfeld mit Deinem Auftraggeber.
• Eine Übersicht über Deine Events erhältst Du unter dem Menüpunkt „Events“. Siehe dazu auch den Punkt Events in diesem EMPPLAN Schnellstart-Guide. Events mit dem Event-Status Veröffentlicht warten noch auf eine Rückmeldung von Dir. Diese kannst Du noch annehmen oder ablehnen.

Events

• Angenommene Events sowie neue Jobangebote Deines Auftraggebers können im Menüpunkt „Events“ in einer kalendarischen Monatsansicht eingesehen werden.
• Deine Verfügbarkeit kannst Du unter Events durch Klick auf leere Tage mitteilen. Nach dem ersten Klick wird der Tag grün, was Deinem Auftraggeber signalisiert, dass Du an diesem Tag für einen Job zur Verfügung stehst. Klickst Du nochmals wird der Tag rot und wird damit für Anfragen blockiert. Klickst Du nochmals wird der Tag wieder weiß hinterlegt, was keinen Rückschluss auf Deine Verfügbarkeit zulässt.

Check-in & Check-out

• Am Tag Deines Events kannst Du Dich zu Beginn einchecken und zu Ende auschecken. So werden Deine Präsenzzeiten erfasst. Je nach Absprache mit Deinem Auftraggeber, kannst Du Dich am selben Event auch mehrfach ein- und auschecken. So kannst Du z.B. Pausenzeiten abbilden.
• Bitte beachte, dass ein Check-in Voraussetzung dafür ist, dass Du am selben Tag oder auch die Tage danach noch Dein Reporting für Dein Event erfassen kannst.
• Check-in, Check-out & Reporting können sowohl direkt auf Deinem Dashboard oder auf der Event-Detailansicht (z.B. durch Klick unter Events auf das jeweilige Event) durchgeführt werden. Bitte beachte, dass Du mit dem Reporting erst beginnen kannst, wenn Du Dich zuvor eingecheckt hast.
• Nach Klick auf Check-in wirst Du einmalig nach Deiner Standortfreigabe gefragt. Dieser kannst Du per Klick auf den Button „Zulassen“ zustimmen.

Reporting

• Events ohne Check-in können nur durch Deinen Auftraggeber manuell zur Reporting-Erfassung freigeschaltet werden.
• Das Reporting kannst Du nach Deinem Check-in im Dashboard oder auf der Event-Detailansicht durchführen.
• Die linke Spalte des Reportings enthält alle Anforderungen für das Berichtswesen. Je nach Projekt findest Du hier verschiedene Felder und Uploadmöglichkeiten, welche je Event (Einsatz / Einsatztag) einmal ausgefüllt werden müssen. In der rechten Spalte, falls verfügbar, können Transaktionen reportet werden. Dies können z.B. verkaufte Produkte oder verteilte oder verkostete Promotion-Produkte sein.
  
• Weiterhin kann es je nach Projekt vorkommen, dass Du auch Spesen / Auslagen reporten kannst. Klicke hierfür auf den so benannten Tab und pflege alle erforderlichen Daten. Bitte beachte, dass Du die Spesen stets netto ohne Umsatzsteuer hinterlegst. Je nach persönlichem Steuer-Status, erhältst Du dann die Umsatzsteuer ebenfalls über die Abrechnung von Deinem Auftraggeber zurück.

• Sobald Du alle nötigen Daten ausgefüllt hast, kannst Du Deinen Bericht als pdf unter Punkt 2 in der linken Spalte herunterladen, ausdrucken und gegebenenfalls vom Location-Personal (z.B. Marktleiter) unterschreiben lassen. Unter Punkt 3 kannst Du daraufhin den Bericht abfotografieren und hochladen oder falls freigeschaltet den Bericht auch ohne Upload einreichen.
• Sobald Du den Bericht einreichst, beendest Du damit Dein Event. EMPPLAN checkt Dich daraufhin automatisch aus und der Event-Status wechselt zu Reporting eingereicht.
• Nachdem Dein Auftraggeber alle Angaben auf dem Event geprüft und validiert hat, wechselt der Event-Status zu Reporting akzeptiert. Sobald dieser Status erreicht wurde, kannst Du dieses Event zur Abrechnung bringen. Siehe dazu auch: Abrechnung.

Abrechnung

• Das EMPPLAN Abrechnungsmodul garantiert eine korrekte und schnelle Abrechnung Deiner Events. Gehe hierzu unter „Buchhaltung“ auf den Menüpunkt „Rechnungsposten“. Hier erscheinen alle abrechnungsfähigen Events mit dem Status Reporting akzeptiert. Bitte beachte, dass Events, welche noch durch Deinen Auftraggeber geprüft werden müssen hier noch nicht erscheinen.
• Wähle daraufhin alle gewünschten Events aus und generiere über den Button „Rechnung erstellen“ einen Rechnungsentwurf, den Du nach Prüfung und Freigabe in eine steuerkonforme Rechnung umwandeln kannst. Diese wird dann automatisch an Deinen Auftraggeber gesendet.
• Erstellte Rechnungsentwürfe und Rechnungen sind im Tab Abrechnung jederzeit aufrufbar.

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