Wie kann ich in EMPPLAN Transaktionen für CRM-Datensätze importieren? [Transaktionsimport]
Der Import von Transaktionen oder deren Update hinsichtlich ihres Abrechungsstatus ist denkbar einfach in EMPPLAN. Hier kannst Du eine Beispiel CSV-Datei herunterladen. Solltest Du keine automatisierte Methode über die EMPPAN IO API nutzen, kannst Du dies jederzeit auch manuell vornehmen.
Im Folgenden zeigen wir Dir, wie Du diese Daten auch in großen Mengen schnell und effizient in EMPPLAN importierst. Folgende Spalten können in Deinen Daten enthalten sein:
| Datenbezeichnung | Spaltentitel in Deiner .csv | Feldmapping in EMPPLAN | Datenbeispiel | Datenanlieferung | Hinweise |
|---|---|---|---|---|---|
| Identifikation des Verkäufers (Eventnutzer) | PartnerID | Hiermit kannst Du den Eventnutzer definieren. Wähle hier ein Feld aus dem Nutzerdatensatz aus wie z.B. E-Mail oder eine selbst angelegte Verkäufernummer z.B. Partner-ID. | john@doe.de | erforderlich | |
| Identifikation des Endkunden (in CRM-Daten) | CrmID | Hiermit kannst Du den Endkunden identifizieren. Wähle hier ein Feld aus dem CRM-Datensatz aus wie z.B. Nachname oder eine selbst angelegte Kundennummer. Wenn Du in Deiner Erfolgsdatei keine Werte hierfür hast, lasse die Spalte einfach weg. | Müller-Riedmayer | optional | EMPPLAN prüft dann die Zuweisung anhand des - Verkaufsdatums - und dem Leads-Status Kunde gewonnen. Fehlerbehandlung Findet EMPPLAN den Endkunden nicht im System, wird das Event und die dazugehörige Transaktion trotzdem angelegt. Somit kann der Vorgang trotzdem provisioniert werden, ist jedoch aber nicht mit einem CRM-Datensatz verbunden. |
| Projektname | project | kein Mapping nötig | Sales Power | erforderlich | |
| Auftragsnummer | frei wählbar | saleId | A-00052361 | optional | |
| Auftragsdatum | frei wählbar | saleTime | 18.03.2025 | erforderlich | Fehlerbehandlung Findet EMPPLAN an diesem Datum keinen passenden CRM-Datensatz mit dem Status Kunde gewonnen, wird das Event und die dazugehörige Transaktion trotzdem angelegt. Somit kann der Vorgang trotzdem provisioniert werden, ist jedoch aber nicht mit einem CRM-Datensatz verbunden. |
| Produktname | frei wählbar | productId | Glasfaser Super Power 1000 | erforderlich | Die Produkte müssen in EMPPLAN bereits existieren und werden auf Basis ihrer Bezeichnung (Produktname) abgeglichen. |
| Abrechnungsstatus | frei wählbar | invoice_status_import | bestätigt | optional | Im Rahmen dieses Imorts, kannst Du auch gleich den jeweiligen Abrechnungsstatus zu jeder Transaktion importieren. Bitte denke daran, dahierfür den zweiten Tab MAPPINGVALUES auszufüllen, um externe Statusnamen mit denen in EMPPLAN zu synchronisieren. Mehr Infos hierzu findest Du hier: https://www.empplan.de/was-bedeutet-der-abrechnungsstatus-bei-sales-transaktionen-und-welche-gibt-es/ |
Sobald alle Daten gepflegt sind, speicherst Du die Datei als CSV im UTF-8-Format mit dem Feldtrenner Semikolon ab. Nun sind Deine Daten für den Import in EMPPLAN bereit.
- Öffne im REPORTING den Menüpunkt TRANSAKTIONEN.
- Klicke auf das Doppelpfeil-Icon im Tabellenkopf.
- Wähle die zu importierende Datei aus, wähle den Schalter Transaktionen für CRM aus und klicke auf DATEN ÜBERPRÜFEN.
- Führe ein Feldmapping bzw. eine Feldzuweisung durch. Natürlich kannst Du dir das Mapping als Profil speichern, sodass Du beim nächsten Import einfach nur noch das Profil auswählen musst. Bitte beachte jedoch, dass sich die Spaltenbezeichnung in Deiner Ausgangsdatei dann nicht ändern darf. Beim Mapping legst Du fest, welche Felder in Deiner Datei zu welchen Daten in EMPPLAN werden sollen.
- optional: Wenn Du den Abrechnungsstatus der Transaktionen gleich mit anlieferst, öffne den Tab MAPPINGVALUES
Auf diesem Einstellungstab kannst Du festlegen, welcher externe Status mit dem EMPPLAN-Abrechnungsstatus synchronisiert werden soll.- EMPPLAN Status 1: t.b.d.
- Starte nun den Import durch Klick auf den Button und schaue dir das Importprotokoll an.
Hinweise & Tipps
Marken & Produktgruppen
Jedes Produkt ist in EMPPLAN genau einer Marke und einer Produktgruppe zuzuordnen. Sollte ein oder beide Werte in EMPPLAN noch nicht existieren, legt der Import diese neu an. Bitte achte hier stets auf eine korrekte Schreibweise um Dubletten zu vermeiden.
Datenredundanzen vermeiden
Möchtest Du Produkte aktualisieren oder Doppelanlagen vermeiden? Natürlich kannst Du auf dem zweiten Tab im Importdialog den Produkt-Identifier ändern. Wenn Du hier nichts einstellst gleicht EMPPLAN die Produktdaten mittels der Produkt ID ab (EMPPLAN-Feld number). Statt dessen kannst Du natürlich auch Deine eigenen Werte wie z.B. eine SAP-Nummer oder eine GTIN als führende ID für den Import definieren. Bitte stelle jedoch zuvor sicher, dass diese Werte auch in EMPPLAN vorhanden sind.
Weitere Daten
Weitere Spalten sind natürlich möglich. So kann Du jederzeit weitere Daten hinterlegen, welche Du mit selbst angelegten Feldern im Tab Weitere Daten dann einsehen kannst. Bitte denke hierbei an eine aussagekräftige Benennung der Spaltenköpfe und nutze hierzu ausschließlich Buchstaben oder das Zeichen „_“, z.B. SAP_Produktnummer. Die Nutzung von Zahlen ist möglich, jedoch nicht am Ende des (technischen) Feldnamens.
Um die Daten nach dem Import in EMPPLAN sichtbar zu machen kannst Du unter Locations im Tab Weitere Daten die Felder einfach anlegen. Nutze für den technischen Feldnamen exakt Deine Spaltenbezeichnung des Import, also z.B. SAP_Produktnummer. Sobald Du das Feld angelegt hast erscheinen automatisch die importierten Daten auf den Produkt-Datensätzen.